一、 登陆《研究生管理系统》（http://gradms.sdu.edu.cn/login.jsp），进入各模块完成个人相关信息著录。

二、 选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

其中：

（1） 页面中显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改；

（2） 形成时间格式为YYYY,MM；

（3） 份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页，如论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数填5 （即1×5）；毕业学位论文页数填写论文总页数；信息填写完毕后，点击提交按钮。

三、 打印学位档案卷内目录

选择“档案管理/学位档案管理/打印卷内目录”菜单，点击“打印选中人员卷内目录”按钮，打印卷内目录。

注：研究生秘书具有查看、修改以及补录卷内目录的功能，进入“档案管理/学位档案管理/打印卷内目录”菜单，点击“秘书补录卷内目录”按钮，系统将显示所有未生成卷内目录的学生，秘书可补录卷内目录。

四、 纸质学位档案的整理

（一）组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷（一般每卷不超过 200 页）；

（二）卷内文件排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件循序进行排列；

（三）卷内文件编码：在卷内文件每一文字页的非装订线一侧下角，是用铅笔编写大流水号（ 1-n ）（页码与卷内目录对应）。

（四）填写卷内备考表：

1、本卷情况说明：如有无缺损情况等；

2、立卷人：由立卷责任人签名；

3、检查人：由对案卷质量进行审查的分管档案工作单位负责人签名；

4、立卷时间：按实际立卷时间进行填写；

（五）填写卷皮：

案卷题名：山东大学 2007-2008 学年毕业 ｘｘｘ 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：院、系、所全称

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2008.03-2008.06

页数：以卷内目录中截止页号为准

（六）装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册（卷内目录+材料+备考表），三孔一线。装订前应去掉文件材料上的金属物。

五、 学位档案的移交

选择“档案管理/学位档案管理/打印移交目录”菜单，选择相应的学生类型，打印移交目录。携带整理好的学位档案、两份移交目录和应归档的其他材料，到档案馆办理学位档案的交接手续。

六、 注意事项

（一） 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

（二） 归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

（三） 归档文件材料应统一规格。论文答辩表决小票，应使用白纸进行裱糊。破损文件材料应按要求进行修复。

（四）归档学位论文应是线装本，金属装订本严禁归档。

（五）照片归档具体规格如下：

（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（ 1 寸或 2 寸）

（2）博士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、导师与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照 。