山东大学重大活动和突发事件档案管理办法

第一条 为了规范学校重大活动和突发事件档案管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动和突发事件，是指由学校组织举办的，对党和国家、学校具有重大意义或者重要影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。应当包括但不限于以下内容：

（一）党和国家领导人来学校视察、考察活动；省部级领导重要的视察、调研活动；

（二）外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体的考察、访问等重要外事活动；

（三）学校党代会、教（工）代会、团代会、学代会等；

（四）学校、学院等举办重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念和庆典活动；

（五）由学校、学院等承办的大型的、有重要影响力的国际、国内学术会议等；

（六）学校应对严重自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件活动；

（七）学校举办的其他具有重大影响或者较大规模的活动。

第三条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在学校重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 重大活动和突发事件档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、统筹协作的工作原则。

第五条 学校档案管理委员会协调解决重大活动和突发事件档案管理工作中的重大问题。重大活动和突发事件档案管理工作所需经费列入学校预算。

第六条 学校档案馆负责监督、指导学校重大活动和突发事件档案管理工作，负责学校重大活动和突发事件档案的接收征集、保管和利用。

第七条 学校重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门）应当制定重大活动和突发事件档案工作方案，明确负责档案工作的人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料，并负责相应档案的收集、整理，向档案馆移交。

第八条 涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理相关规定。

第九条 责任部门和档案馆应当建立统筹协调、各部门分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进重大活动和突发事件档案工作。

第十条 责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十一条 重大活动和突发事件档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一管理，并按照《山东大学归档文件整理办法》进行组件、分类、排列、编号和编目等整理工作。确有必要的，可以设立专题进行管理。

重大活动和突发事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第十二条 责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后，在次学年6月底前，将档案移交学校档案馆保存。经学校档案馆同意，可以提前将档案交学校档案馆保管。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向档案馆移交档案。责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

第十三条 学校档案馆应当建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

第十四条 向档案馆捐赠、寄存重大活动和突发事件档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，并可以无偿利用其捐赠、寄存的档案资料，学校和档案馆应当维护其合法权益。

第十五条 学校档案馆应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。

第十六条 学校档案馆和责任部门应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第十七条 对在重大活动和突发事件档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，按照学校有关规定给予表彰、奖励。单位或个人存在违法违纪行为的，应当依法依规予以处理。

第十八条 本办法自颁布之日起施行，原山大综字〔2012〕8号文件废止。

山东大学

2021年12月14日