各校区管委会，各学院、教学部，机关各部、处、室，各直属单位： 　　
　 根据今年档案工作的安排，定于4月20日至5月31日，档案馆组织各部门，对2003年度学校形成的各类档案，进行集中立卷接收。为确保学校各类档案及时、完整、准确归档，现将有关事项通知如下： 　　一、文件材料立卷归档的范围：
　 （一）2003年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应立卷归档。
　 （二）部门文件材料归档范围，是指该部门在其职能活动的全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。
　 （三）立卷归档的文件包括纸质材料与相应的电子文件材料，例如照片与底片、光盘、磁盘等，尤其是反映学校重大活动的各类电子公文，应与纸质文字材料同时归档。
　　二、部门立卷的要求：
　 （一）各单位要加强部门立卷工作的领导，进一步明确分管负责人和档案员的岗位职责；统筹协调，保证归档文件材料收集齐全，按期完成立卷任务并移交档案馆。任何单位和个人不得据为己有。
　 （二）部门分管负责人应严格把关，认真审查案卷内容，重要文件材料须有相应的标识，例如加盖单位印章、领导人或经办人签字等等，确保归档材料价值的有效性，做到文件材料完整归档。
　 （三）立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。卷内文件目录可从校园网上直接下载，使用激光打印，以保证档案信息的长久保存。
　 （四）档案馆应依法进行部门立卷工作的指导与检查，组织好部门档案人员立卷业务技术培训，不断提高部门立卷水平，确保学校各类档案的安全。
　 档案移交地点：东校区办公楼：543房间 　　
　 联系电话：64605、64934 　
附件： 1．山东大学机关、直属单位档案工作分管负责人和档案员名单
　　　 2．山东大学学院、教学部等单位档案工作分管负责人和档案员名单
　　　 3．2003年山东大学各部门文件材料立卷归档情况统计