各学院、教学部、研究所（室、中心），各教学主管部门：
　　为确保各类教学档案归档内容的齐全、完整与安全，请各单位认真作好文件材料的收集、整理和预立卷工作，现将有关事项通知如下：
　　一、2003—2004学年（2003.9.1-2004.8.31）教学档案是指学校在研究生教育、本专科教育、网络教育、成人教育、继续教育、留学生教育等各类教育教学管理和教学实践活动中形成的综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位授予、毕业生指导、教材建设等具有保存价值的各种文件材料，均应立卷归档。
　　二、立卷归档文件材料包括纸质文字材料、图表、照片与底片、光盘、磁盘（带）等，尤其是反映学校重大教学活动的各种声像载体，应与文字材料同时收集、整理归档。请各单位在进行学生毕业论文答辩、学位授予、毕业生就业指导等工作的同时，及时、认真地作好文件材料的收集、整理和预立卷工作。
　　三、各类毕业生的学习成绩、学籍管理等材料，必须经相关教学主管部门审核、用印后，方可立卷归档。请各教学主管部门严格把关，保证归档材料的有效性和法律价值。
　　四、“卷内文件目录”要求统一格式、激光打印，可在档案馆网站“表格下载”栏目直接下载。
　　五、近期档案馆业务指导工作人员将分别到各学院、教学部、研究所（室、中心）进行预立卷工作指导。档案馆拟于9月份集中接收各类教学档案，希各单位档案员按期办理移交。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　山东大学档案馆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2004、6、8