(山大综字[2001]019号发布实施)
为提高我校仪器设备类档案（简称设备档案）的质量和管理水平，进一步做好仪器设备项目文件材料的立卷与归档工作，根据《高等学校档案工作规范》和《山东大学档案管理办法》等文件的有关规定，结合我校的实际，本着统一管理，分级负责的原则，制定本办法。
一、设备档案管理的基本原则
（一）设备档案必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（二）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，作为设备主管部门的职责之一，同步开展。
二、设备项目档案的归档范围
（一）设备项目档案是指作为学校固定资产的仪器设备（含本校自制的，已经作为固定资产的设备），在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，以及随机材料。
（二）设备项目的范围：
1．各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备项目；
2．凡总造价五万元以上的仪器设备项目，均应归档。
三、立卷的分工
（一）资产处为设备项目档案的形成、积累、汇总、立卷和归档工作的主管部门，负责设备项目文件材料的统一制发和文?材料的收集、积累、汇总、立卷与归档。
（二）各学院、教学部等分别为设备项目档案的二级管理单位，根据设备主管部门的要求，督促、检查设备用户做好随机文件材料的收集、保管和设备的调试、运行、管理、维修、改造等活动中文件材料的形成、积累、立卷与归档。
（三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合资产处和各学院、教学部等，对有关人员进行档案业务技术培训，确保案卷质量。
（四）设备使用单位负责设备项目开箱、调试验收、使用、维修、改造记录等文件材料的形成、积累、立卷与归档。
四、文件材料的积累
（一）设备使用单位负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，指定专人作兼职档案员。科技人员和实验技术人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造等，做到有活动就有完整的记录。
（二）设备主管部门和使用单位，按各自的职责范围，分别负责收集、积累、保管设备各环节形成的文件材料，做到文件材料完整、准确、系统、安全。
（三）档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案工作人员做好文件材料的积累工作。
五、归档验收与管理
（一）重大仪器设备（指二十万元及其以上的设备）开箱验收，必须有档案馆或设备主管部门档案工作人员参加，以监督、检查、指导随机文件材料的清点、验收，并在验收记录上签字。
（二）设备项目验收完毕和进口设备索赔期满后，由设备主管部门会同设备使用单位兼职档案人员，对文件材料进行系统整理立卷并验收。经验收合格后，方可办理固定资产入库手续；对文件材料不齐全的设备，不予入库，不予报帐。
（三）仪器设备说明书等随机文件材料以及在仪器设备使用、检修等过程中形成的、保管期限为“与设备共存”的文件材料，由设备使用单位负责保管，同时按归档要求进行文件材料登记，及时移交设备主管部门。
（四）设备主管部门档案人员负责仪器设备项目全部文件材料的积累、汇总，按要求整理立卷并保管二年，期满后次年六月底前，统一移交档案馆。其中，总造价二十万元以下，五万元以上（含五万元）的设备项目档案，由设备主管部门保管，档案馆定期进行检查、指导。
六、本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。
附件：1．山东大学仪器设备项目文件材料立卷的基本要求
2．山东大学仪器设备项目文件材料归档范围
二ＯＯ一年六月六日
附件1：
山东大学仪器设备项目文件材料立卷的基本要求
设备项目文件材料原则上应在设备项目验收完毕投入使用、进口设备索赔期满后两个月内归档。由设备主管部门会同设备使用单位，将形成积累的全部文件材料，进行系统整理立卷，具体步骤如下：
一、组卷排序
（一）设备项目文件材料以项目为单位组卷，组成一卷或数卷，每卷不超过200页。
（二）组卷以反映设备文件材料的形成规律和内在联系为原则。其中，最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统整理立卷。
（三）原则上文字材料在前，图表、声像材料在后。
二、检查案卷文件材料
（一）检查案卷文件材料是否齐全、完整、准确、系统；
（二）检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求。不符合归档要求的应于纠正，禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰色笔书写的文件材料归档。
三、整理
（一）对装订线以外有字迹或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、小字条，要进行加边、修补和裱糊；
（二）对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
四、编页号
案卷无论单面或双面，只要是书写的文字材料，均应依次在非装订线一侧下角，用铅笔编写页号。
五、填写卷内文件目录
使用碳素或兰黑墨水笔（或用微机打印），按下列要求填写：
序号：用阿拉伯数字编号。
文件材料名称：一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题，外加“「」”号，外文名称应翻译为中文。 责任者：一般是形成文件材料的单位名称。
日期：填写文件的形成时间。可用“.”代替“年”、“月”、“日”。
页号：页号栏填写每份文件起始页号，最后一份文件填写起止页号。
六、填写卷内备考表
注明除纸质以外其它载体材料的数量，及其它需说明的内容。
立卷人：由立卷责任人签名。
检查人：由项目负责人审查、签名。
日 期：填写实际立卷日期。
七、拟写案卷封面
案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致。题名包括项目名称、文件材料内容名称等。外文名称应翻译为中文。题名一般超过50个字。
归档单位：项目所在学院、教学部等。
起止日期：卷内文件材料实际形成的起止时间。
保管期限：参见附件2。
密级：设备档案原则上无密级。
页号 ：卷内文件材料的总页数。
八、案卷装订
设备项目档案采用三孔一线装订。
附件2：
山东大学设备项目文件材料归档范围
序号 基本项目 保管期限
1 申购报告、计划、论证报告
（论证会文件、记录等） 长期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长期
3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
5 开箱记录及装箱单 长期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期
7 验收报告及文件材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录(设备履历书) 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存