山东大学部门立卷的基本要求
文件材料形成部门、课题组立卷（简称部门立卷）是学校档案工作的基本制度。为进一步提高我校档案案卷质量，根据《高等学校档案工作规范》，对部门立卷提出以下要求：
一、基本原则
（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
（二）坚持平时立卷制度。档案工作人员应熟练掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件材料的收集、积累和保管，做到文件材料齐全、完整、准确、系统；并根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
（三） 文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定，一般遵循下列原则：
1 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2 凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3 凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
4 凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的有关规定执行。
二、立卷流程
在文件材料收集齐全的基础上，一般应按下列步骤进行立卷。
（一）对文件材料进行立卷分类
1. 分年度
一般文件归入文件形成年度；
跨年度的请示与批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
法规性文件归入公布或批准的年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
2. 分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
3. 分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
（二）案卷组合排序
1. 组合形式
会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷，或数会一卷；
非诉讼案件材料，按问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；
学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件可按特殊形式组合。
2. 排序的原则
（ 1 ）管理性内容的文件材料，按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
（ 2 ）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
（ 3 ）准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
（ 4 ）卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（三）检查案卷文件材料
1. 检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料；
2. 检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散联系的现象；
3. 检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；
4. 检查案卷文件材料的数量，一般不超过 200 页，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
5. 检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水书写的文件材料，禁止归档。
（四）整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
（五）编页号
卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。
（六）填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文号。
责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
题名：即文件的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题，外加“［］”号。
日期：文件形成时间。填写时可用“ . ”代替“年”“月”“日”。
页号：填写卷内文件的起始页号，最后一栏填写文件的起止页号。
（七）填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。
立卷人：由立卷责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
日期：由立卷人按实际立卷时间填写。
（八）拟写案卷标题
案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
除会议文件外，不得用“×××文件材料”；
除一般函件外，不得用“×××来往文书”；
除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
案卷题名一般不超过 50 个字。要求书写工整，字迹清楚。
（九）案卷装订
装订前应去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。案卷采用三孔一线装订，不订卷的文件材料，应按标准用细线逐件装订。
三、归档验收
（一）验收移交
部门立卷后，经档案馆工作人员检查合格，填写移交目录，一式两份，双方履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份存查。
（二）归档时间
1. 党群、行政、外事等职能部门和各部门能按自然年度归档的文件材料，在次年六月底前归档。
2. 教学部门和能按学年度归档的文件材料，应在次年寒假前归档。
3. 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目鉴定、验收后两个月内归档。
4. 其它按规定应归档的文件材料，可随时归档。
四、其他
（一）填写卷内文件目录、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
（二）文件材料一般归档一份，学校正式编号的行文和基建图纸等重要文件材料，一式二份归档。
（三）归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档；电子文件材料应是激光打印的有效（如正式加盖单位印章等）文件 , 以确保档案的保存价值与安全。
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