关于开展2019年度文件材料整理归档工作的通知

全校各单位：

为了做好2019年度文件材料及近期重大活动材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2019年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、科学研究、教学管理、学科建设、合作与交流、基本建设、资产设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发、法律事务等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表声像等不同载体形式的文件材料（含电子文件）。

（二）2019年9月、12月毕业研究生、2020年1月成人（网络）教育毕业生及各种其他教育形式学生产生的学籍、学位材料等。

（三）学校已竣工的基建项目、已结项的科研项目等形成的各种载体形式的文件材料等。

（四）“不忘初心、牢记使命”主题教育档案；定点扶贫工作档案等学校重大活动档案。

（五）援鄂医疗队相关档案

（六）仪器设备电子档案。

二、归档要求

（一）重视学院档案的整理归档工作。“强院兴校”是学校实现“由大到强”历史性转变的重大举措。各学院及科研院所应从记录历史、聚力未来、传承文化的角度出发，加强有关本单位党建工作、教学科研管理、学科建设、人才建设、学生工作等文件材料的归档工作。应明确学院档案工作分管领导，落实专兼职档案人员及工作责任，做好日常文件材料的收集、积累及整理。重点应加强诸如院系党委会会议纪要、党政联席会会议纪要、学术委员会会议纪要、学院发展规划、工作计划总结、院系发文等具有永久、长期保存价值文件的整理归档。

各单位应将文件材料的归档工作纳入全体工作人员岗位职责，各单位专兼职档案工作人员应参照本单位文件材料归档范围，做好文件材料的汇总收集、整理与归档工作。

（二）严格把关，提高归档文件质量。各单位要严把归档文件材料质量关，做到归档文件材料齐全、内容完整、标识齐全、材质、字迹符合归档要求。归档文件必须为原件，复印件原则上不得归档。纸质文件须激光打印，纸张质量须在70g/m2以上，确保打印字迹清晰。归档成绩单须加盖教学主管部门公章。

（三）各单位要加强电子文件、声像材料的收集归档力度，可以以光盘、移动硬盘等载体形式或直接上传档案管理系统等多种方式归档。重要电子文件一律打印纸质文件同时归档。电子文件归档，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）标准执行。

（四）各单位应注意各类合同、协议、涉密文件的整理归档，做到专人负责，专人归档。

（五）文件材料继续实行网上归档（注：涉密文件除外）。《山东大学档案管理信息系统》登录地址：http://10.1.2.131:83/xtsdarchives/

（六）2019年学校制发文件和上级发文，已由各拟稿、办理单位领取积累，请注意收集汇总归档。如有问题请联系党委、校长办公室文秘室、机要室。

（七）各单位档案工作分管领导、专兼职档案员有变动的，请及时通知档案馆业务指导部，并加入“山东大学档案工作”微信群，方便业务培训及咨询。

三、归档时间

请各单位务必在10月底前完成本单位文件材料归档工作。有关归档业务问题及档案移交工作，请联系档案馆相关部室。

业务指导部：88364605  88364934（中心校区明德楼A543 A545）

信息技术部：88364182（中心校区明德楼A424）

涉密文件： 88366069（中心校区明德楼A337）

威海校区、青岛校区、齐鲁医院、二附院结合实际，参照部署相关工作

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档案馆

2020年5月14日