为规范档案的借阅管理，确保档案的完整安全，特制定本制度。

一、学校馆藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用，并为校友和社会提供利用服务。

校内部门或个人，凡持有合法证明，经档案馆同意，可查阅利用本部门主管业务范围内的档案；查阅利用非主管业务的档案，须经归档部门及业务主管部门批准和档案馆同意。

二、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

三、校外单位或校友，持有合法证明，在说明利用档案目的后，可查阅利用相关档案。

四、凡需利用学校尚未开放的档案，除须持上述证件外，必须办理审批手续后，方可利用。

（一）本校人员利用党政类档案或非本部门形成的未公开的档案，须经归档部门负责人批准。

（二）本校人员查阅他人限制利用的科研档案，须经课题负责人同意。

（三）本校人员查阅财会档案，须经归档部门负责人同意，并由相关的财会人员陪同。

（四）外单位需要利用上述档案，应经档案馆负责人批准后，再按以上规定办理。

五、港、澳、台同胞，海外侨胞，利用学校档案，须经有关主管部门批准。

六、档案的利用，一般仅限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。确需借出者，应严格履行借出手续，严格遵守借出时限，按期归还。一般档案借出不超过两周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案馆保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。逾期不还者，按《山东大学档案管理办法》有关规定处理。

七、借阅档案，应严格履行借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，严格遵守借阅时间。

八、严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的，由档案工作人员负责办理。凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经档案馆负责人批准。

九、档案利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。

十、校友预约查阅本人学籍档案，需上传本人身份证、毕业证、学位证扫描件，并准确填写相关信息。

十一、未经学校授权和上级主管部门批准，任何单位和个人都无权公布档案。

十二、档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。

十三、档案工作人员及档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予批评教育、罚款直至追究法律责任。