二级单位专兼职档案员登陆《山东大学档案管理信息系统》后，先建立一个年度机构虚拟卷（系统一般已经自动生成），然后选取【卷内目录】，进入相应的文件著录和实体档案收集、整理。注意事项：

1.什么是“件”

一般以一份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

2.“件”内材料的排序

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

3.编制页号

页号是指每份文件的总页数。用阿拉伯数字标注在文件（有字页）的非装订一侧的下角。

4.编制件号

文件排列的顺序号。按文号、或成文日期，或按时间结合事由排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。用铅笔编制在文件的右上角。

5.有关文件信息著录要求如下：

(1)正题名：文件题名能够反映文件内容的，填写时照实输入；文件没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

(2)第一责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

(3)文号：文件的发文字号。

(4)日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20140909。

(5)页号：页号是指每份文件的总页数。

(6)保管期限：永久、长期、短期。

(7)是否公开：主动公开、申请公开、不予公开。

(8)件号：文件排列的顺序号。

(9)归档单位：负责完成归档任务的单位全称。

(10)备注：注释文件需说明的情况。

(11)电子文件(全文)：凡形成电子文件的归档文件，要同时将电子文件上传《山东大学档案管理信息系统》，实现逻辑归档。要求电子文件名与卷内文件【正题名】一致或反映文件主要内容。

6.装订文件

采用不锈钢订书钉在文件左侧装订，50页以上的文件采用三孔一线的装订方式或胶装。

7.填写备考表

填写项目包括盒内文件情况说明、立卷人、审核人和日期。

8.办理移交

打印并携带文件移交目录，一式两份，到档案馆办理交接手续。