一、查档时间及地点

星期一至星期五，上午8:00–11:30，下午2:00–5:00；

星期四下午、星期六、星期日及法定节假日闭馆，寒暑假开放时间另行通知。

查档地点：山东省济南市山大南路27号山东大学中心校区明德楼A320室。

二、查阅档案相关规定

（一）查阅者需带本人有效证件并熟悉所查档案相关内容，明确查档目的和要求，对所查档案的安全保密负责。

（二）查阅者不得擅自拆卷，更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏，可依据《档案法》相关规定处理，并责令损坏者进行赔偿。

（三）所有档案原件一律不予外借，可根据档案利用目的、范围和要求提供复制件。

（四）查阅者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

（五）为保护档案安全，档案查阅室内禁止吸烟。

三、查阅各类档案流程

（一）党群类、行政类档案

各部门归档的档案仅限本部门查阅利用，如因工作需要查阅其他部门归档档案，须填写《山东大学查阅部门档案申请表》，经归档部门负责人签字同意后，方能提供查阅。

查阅党委会、常委会、校长办公会会议记录以及审计报告须归档部门档案管理人员陪同。

（二）教学类档案

学籍类档案原则上仅限本人查阅，现场办理须携带有效身份证件原件、毕业证、学位证。

也可通过查档预约系统网上办理。网上办理须上传有效身份证件、毕业证、学位证照片进行注册。（预约系统地址为：http://gxda.dag.shandong.gov.cn:81，或手机扫描档案预约二维码进入系统）注册后提交查档需求。档案将以顺丰到付形式邮寄（境内）。

档案预约二维码

如委托他人代查，代理人须携带有效身份证件、委托人亲笔签名的委托书、委托人有效身份证件复印件现场办理。

外单位因公查档，查阅人须出示单位介绍信及有效身份证件原件，现场办理。

（三）基建类档案

基建档案原则上仅对基建部人员提供查阅，不对个人开放。其他部门因公查阅时须填写《山东大学查阅部门档案申请表》，经基建部门负责人签字同意后，方能提供查阅。

（四）科研类档案

科研项目档案仅限项目负责人本人查阅。如需委托他人办理，查阅人须携带身份证及项目负责人本人签字的委托书、身份证复印件，方能提供查阅。

（五）财会类档案

申请人（项目负责人）查阅财务档案，须经业务主管部门和学校财务部门审核同意后，查档人按照要求携带有效身份证件（校内人员携带校园卡），并填写《山东大学财务档案借阅申请表》预约查档。预约电话0531-88364182。

（六）外事类档案

申请人利用外事档案，需持本人身份证件及有效证件可查阅本人出国、访学、留学成绩等档案。查阅其他档案需持有效证件，并填写《山东大学查阅部门档案申请表》方可查阅。

（七）出版、产品、设备类档案

原则上出版、产品、设备类档案，仅限本部门使用，如其他部门确需查阅，需持本人有效身份证件，并填写《山东大学查阅部门档案申请表》方可查阅。

四、关于各类学籍档案的有关说明

（一）新生录取花名册

档案馆出具的“新生录取花名册”，与某些单位需要的“新生花名册”“新生登记表”“考生信息表”“入学材料”“入学登记表”等同；获得硕士学位的毕业生需注明是哪类研究生（全日制、在职攻读研究生），全日制本、专科生请注明生源地，成人教育、网络教育请注明报名单位或住址。

（二）英文成绩单及英文毕业证、学位证

2012年以前的毕业生，需根据档案馆出具的中文成绩单自行翻译成英文，档案馆审核后可盖章。2012年以后毕业的全日制本科生可提供中英文成绩。

成绩单、毕业证、学位证英文翻译模板请登录 https://www.archives.sdu.edu.cn/info/1057/1444.htm 下载。

（三）自学考试毕业生

档案馆仅提供学位档案，如查阅其他档案请联系山东省自学考试办公室。

如有疑问，可拨打咨询电话：0531—88364215或E-mail：bgly@sdu.edu.cn

山东大学档案馆（校史办）

2023年12月8日