全校各单位：

为做好2024年度文件材料归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2024年1月1日至12月31日期间，学校在党务、行政、教学、科研、基本建设、对外交流、服务社会等管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

（二）2024年9月、12月毕业研究生，2025年1月成人教育毕业生及各种其他教育形式学生产生的学籍、学位材料。

（三）已竣工的基建项目、已结项的科研项目等形成的各种载体形式的文件材料。

（四）中共山东大学第十五次党员代表大会、对口支援、乡村振兴等专项、重大活动相关的各种载体形式的文件材料。

（五）往年应归未归的文件材料。

二、归档要求

（一）加强对档案工作的领导。各级党组织要切实担负起“为党管档”的职责使命，从政治和法治的高度深刻认识档案工作的重要性，加强本单位档案工作的组织协调和监督检查，将归档工作纳入全体工作人员岗位职责。对于向学校档案馆移交的文件材料，应做到应收尽收、应归尽归；对于不向学校档案馆归档的文件材料，应建立台账妥善管理或联系学校保密办公室统一销毁。各单位归档范围详见：https://www.archives.sdu.edu.cn/info/1039/1204.htm。

（二）严把归档文件的质量关。要加强文件材料的附件及回复（批复）性文件的收集整理；归档文件必须为原件，复印件原则上不得归档；归档文件须加盖主管部门公章；非标准版式文件应统一规格，在A4纸上平铺粘贴。

（三）加强电子文件、数字媒体文件、业务系统数据库、音视频等电子档案的收集归档工作。归档电子档案须真实、完整、可用、安全，符合《电子档案管理办法》（国家档案局第22号令）有关要求。重要电子档案必须实行电子文件、纸质文件双套归档。其纸质文件要求激光打印（A4或A3版式），字迹清晰，留有装订线。电子档案可以以移动硬盘、光盘等载体形式归档，也可以直接上传档案管理系统。有关归档技术问题，请联系档案馆信息技术部（电话：64182）。

（四）归档工作严格执行“涉密不上网、上网不涉密”。涉密文件继续实行线下归档。

（五）做好2024年度学校制发文件和应归上级来文的收集工作。学校制发文件和上级来文中的“内部”文件，已由各拟稿、承办单位领取积累，请及时汇总归档；OA中流转的上级来文（带红章的），请联系党委办公室、校长办公室机要室（电话：63118）领取归档，落款无红章文件可自行激光彩色打印归档，并注明【专网流转文件】。

（六）文件材料继续实行网上归档（涉密文件除外）。网址请登录档案馆网站，或直接链接：山东大学档案管理信息系统http://10.2.12.220/index。新上岗的各单位专兼职档案员请及时联系档案馆进行登记授权。

三、归档时间

请各单位于2025年10月31日前完成本单位文件材料归档工作。有关归档业务指导及档案移交，请联系档案馆相关部室老师。高质量按时完成档案归档工作，将作为年度档案工作评先评优的重要依据。

四、联系方式

业务指导部：88364934  88364605（中心校区明德楼A543 A545）；

信息技术部：88364182（中心校区明德楼A424）；

涉密档案：88362169（中心校区明德楼A337）；

威海校区、青岛校区结合实际，参照上述要求开展相关工作。

档案馆、校史办

2025年3月26日