一、基本原则
1 、依法归档，集中管理
山大综字 [2001]6 号发布实施的《山东大学档案管理办法》中规定：“各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家有关归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理”。
2 、部门立卷
教育部令第 27 号《 高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
二、归档范围及保管期限、密级判定
（一）归档范围：
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 第三条 机关文件材料归档范围是：
1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2. 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3. 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4. 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定。
一般遵循下列原则：
1 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。 2 凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3 凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
4 凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的有关规定执行。
三、档案实体立卷流程
在文件材料收集齐全的基础上，一般应按下列步骤进行立卷。
（一）组卷原则：按年度、问题立卷
1 、分年度
一般文件归入文件形成年度；
跨年度的请示与批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
法规性文件归入公布或批准的年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
2 、分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷，或数会一卷；
非诉讼案件材料，按问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；
学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件可按特殊形式组合。
3 、分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
（二）卷内文件排序的原则
（ 1 ）管理性内容的文件材料，按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
（ 2 ）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
（ 3 ）准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
（ 4 ）卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（三）检查案卷文件材料
1. 检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料；
2. 检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散联系的现象；
3. 检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；
4. 检查案卷文件材料的数量，一般不超过 200 页，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
5. 检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝墨水书写的文件材料，禁止归档。
（四）整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
（五）编页号
卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。
（六）填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。
立卷人：由立卷责任者签名。
审核人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
立卷时间：由立卷人按实际立卷时间填写。
（七）拟写案卷标题
案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
除会议文件外，不得用 “××× 文件材料 ” ；
除一般函件外，不得用 “××× 来往文书 ” ；
除了诉讼案件材料外，不得用 “××× 案件 ” 。
案卷题名一般不超过 50 个字。要求书写工整，字迹清楚。
（八）其他要求
1 、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
2 、文件材料一般归档一份，学校正式编号的行文和基建图纸等重要文件材料，一式二份归档。
3 、归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档； 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》 (GB ／ T 18894-2002) 执行。