疫情防控常态化背景下

档案馆创新工作方法提升服务质量

根据学校整体工作部署，在确保做好新冠肺炎疫情防控工作前提下，档案馆不断创新工作方法，努力提升服务质量，满足广大校友和教职医务员工对档案查询的不同需求。截至2020年12月底，共接待个人档案查询14000余人次，调阅案卷25000余卷，其中接待来人查询5000余人次，通过电话查询9000余人次，平均每个工作日对外邮寄30余份档案材料。每天接听国内外各类解答咨询查档电话80余人次，共计11000余人次。

规范优化档案查阅办法。疫情防控期间，档案馆就档案服务利用工作多次召开专题会议，针对新形势和新问题深入研究探讨解决办法。2020年6月，在学校疫情防控办公室统筹协调下，档案馆会同公安处、校友办等部门，联合制定出台了《山东大学关于疫情防控常态化背景下档案查阅办法》，严格规范了校友来校查阅档案审核流程、查阅办法等具体要求。档案馆严格按照查阅办法，遵循学校新冠肺炎疫情防控整体部署，既确保了疫情防控安全，同时又满足了教职医务员工和广大校友对档案查询的需求。

以工作创新提升服务水平。疫情防控常态化背景下，无接触、预约在线查档成为主要服务方式。山东大学馆藏档案数字化工作是从2017年开始实施的，目前已完成40余万毕业生学籍档案的数字化及著录工作，为广大校友查询档案提供了极大便利，有力提升了档案利用查准率和查档效率。档案馆充分利用馆藏档案信息化建设成果，在认真核实档案查询利用者的身份、保证档案信息资源安全的基础上，采取电话预约方式，做到电话查询和当面查询相结合，集体查询、找人代办和个人查档相配合，快递邮寄和当面领取相补充，通过不断创新工作方法，为校友查询档案提供便利，提升档案服务利用水平。

以人为本，服务至上。服务是档案工作的立身之本。为保证做好疫情防控常态化背景下档案服务利用工作，档案馆提高政治站位，自觉服从服务大局，注重加强能力建设，始终保持良好的工作态度，为校友提供优质高效的服务。在每天电话接连不断、工作人员接听电话解答并查档的同时，协助来馆查询人员有效完成档案查阅。尤其是遇到部分校友由于查询档案遇到各种疑难问题，工作人员始终以服务校友、满足校友的需求为最终目标，立足工作实际，善于抓住档案查询人员的心理诉求，主动、热心、用心地站在对方的角度，提供热情、耐心、周到的服务。对于无法查询的档案需求，更是不厌其烦地做好解释工作，并积极和对方一起想办法解决，努力提高档案查询利用者的满意度。

安全第一，做好防范。档案管理无小事，档案馆牢固树立档案的安全防范意识，做好档案库房和档案实体安全。非工作人员不得进入库房，库房外安装监控设施，工作人员或勤工助学学生每天进库房调卷归档做到随手关门或锁门。每天结束借阅工作后，工作人员对借阅档案进行核对核实和查验，确保档案安全和归档准确入位。每天下班前，工作人员进库房切断电源，关好门窗。

此外，档案馆还接收并完成教育部学位认证中心和全国高校就业指导中心学历学位和成绩查询认证1500余份；协助本科生院、研究生院毕业校友专项学籍查档近千份；接待并积极配合学校有关部门和学院调阅相关档案，高效完成学校有关工作。（作者：苏红燕  责任编辑：李彦英  审核：史永志）